Автор: Если вам нужно составить какой-либо список, можно воспользоваться специальными приложениями для этого. Существует немало программ, которые позволяют создавать и делиться с другими небольшими списками.
Если же вам нужны более изощрённые формулы, вычисления, возможности программирования для автоматизации сбора и обработки данных, можно отдать предпочтение Excel. Однако, простота работы в Excel для новичков является одним из недостатков. Поначалу небольшой проект может превратиться в нечто громоздкое и после этого начинаются проблемы со скоростью и стабильностью работы. Также могут возникнуть непреодолимые проблемы в процессе разработки.
Управление большими массивами данных может вызывать значительные сложности в плане организации, реализации, классификации файлов, управления базой данных, совместной работы пользователей и т.д. Для нарушения целостности структуры базы данных достаточно разместить эти данные в неправильном месте, непоследовательно ввести или чтобы над таблицей работали больше одного человека. Многое может пойти не так и это приведёт к задержкам по времени и возможной потере данных.
В этой статье описываются наиболее часто встречающиеся проблемы в работе с таблицами Excel, как их решать и не лучше ли перейти на базы данных.
Проблема 1: многопользовательское редактирование
Когда происходит органический рост системы Excel, могут возникнуть проблемы с одновременной работой более чем одного пользователя. Вы пытаетесь открыть таблицу, а с ней уже кто-то работает. В таком случае вы можете отменить открытие, подождать или посмотреть содержимое в режиме «Только для чтения». Excel обещает сообщить вам, когда другой пользователь закроет таблицу, но проверка статуса происходит не слишком часто и информация может так и не появиться. Если даже это произойдёт, другой пользователь может опередить вас и открыть эту таблицу раньше.
Чтобы такого не происходило, можно использовать Excel Online, это урезанная версия Excel. Или же включить функцию «Общие рабочие книги». Вот как делиться таблицами.
- Откройте нужную таблицу и нажмите «Файл» наверху.
- С левой стороны нажмите «Поделиться» для открытия нового окна.
- Введите информацию о пользователе, с которым хотите поделиться таблицей.
Примечание: можно разделить данные на несколько рабочих книг, чтобы разные люди работали с разными рабочими книгами и не мешали друг другу.
Проблема 2: общие рабочие книги Excel
По умолчанию Excel Online разрешает одновременно работать множеству пользователей, но функциональность этого приложения ограниченная. Сервис способен справиться с выполнением только наиболее простых задач. В частности, функция общей рабочей книги тоже имеет множество ограничений. Нельзя создавать таблицы и удалять блоки ячеек, если к рабочей книге даётся общий доступ.
Когда система Excel растёт, только один пользователь может открывать рабочую книгу в один момент времени.
Некоторые ограничения Excel Online можно обойти. Можно поменять структуру рабочей книги вместо использования уже созданной рабочей книги, но такой сценарий часто не подходит. В результате невозможно использовать общедоступную рабочую книгу так, как используется рабочая книга с одним пользователем.
Изменения в общедоступных рабочих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении. Это происходит по расписанию; например, автосохранение каждые 5 минут. Однако, расходы ресурсов на регулярное сохранение и изменения со стороны каждого пользователя растут. Размер рабочих книг может быстро увеличиваться и вместе с этим вырастет расход трафика и замедлятся другие системы.
Проблема 3: связанные рабочие книги Excel
Разделение данных на несколько рабочих книг может помочь решить проблему многопользовательского редактирования. Однако, каждая рабочая книга потребует ссылок на другие, чтобы вводимые в одну книгу значения отображались в остальных. Связи между рабочими книгами помогают хранить разные данные в разных файлах вместо наличия разных таблиц в одной рабочей книге.
К сожалению, эти ссылки являются ещё одним источником нестабильности. Они могут быть абсолютными, включая полный путь к источнику рабочей книги, или относительными, когда используется разница между путём к источнику и местом назначения. Это кажется разумным вариантом, но в Excel применяются загадочные правила для принятия решения о том, когда использовать ссылки разных типов и менять их.
Правила определяются несколькими параметрами и тем, были рабочие книги сохранены перед вставкой ссылок или нет. Ссылки также меняются, когда рабочая книга сохраняется и не открывается и используется команда «Сохранить как» для создания копии вместо копирования файлов в проводнике. В результате всей этой неопределённости ссылки между рабочими книгами легко ломаются и их восстановление занимает время. К пострадавшим файлам доступа не будет ни у кого.
Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если только специально не нажать Данные > Запросы и подключения > Изменить ссылки > Обновить значения. Ниже приведён небольшой пример.
- Откройте таблицу и нажмите «Данные» наверху.
- Найдите команду «Запросы и подключения» и нажмите «Редактировать ссылки».
- Выберете «Обновить значения».
Если ваши ссылки не между двумя рабочими книгами, а между тремя или больше, нужно открывать все эти рабочие книги по порядку, чтобы процесс обновления данных происходил в нужной последовательности от первой рабочей книге ко второй, третьей и т.д. Если вы изменили значение в первой рабочей книги и открыли третью, вы не увидите сделанных изменений, поскольку не были обновлены значения во второй книге.
Это логическое изменение данных, но оно повышает вероятность того, что информация окажется неправильной или что вы попытаетесь открыть уже открытую рабочую книгу.
Можно попробовать избежать связанных рабочих книг, но есть вероятность, что в таком случае вам придётся повторно вводить те же данные более чем в одну рабочую книгу. Это повышает шансы опечаток и увеличивает продолжительность работы.
Проблема 4: проверка данных в Excel
Ошибки в данных бывают в любой компьютерной системе. Человек может отвлечься и подставить не те цифры. Если данные при вводе не проверяются, могут возникнуть проблемы.
По умолчанию Excel принимает всё, что вводит пользователь. Есть возможность настроить проверку списков поиска, но их трудно поддерживать, особенно если одно поле используется больше чем в одном месте. Если без проверок вводятся идентификационные номера документов и клиентские номера, легко ошибиться и не заметить этого. Целостность данных в системе оказывается скомпрометированной и результаты анализа данных могут вызывать сомнения.
Быть может, и вам приходилось испытывать последствия проблем с проверкой данных, когда вы не знали причин этих проблем. Представим, что в Excel у вас есть список счетов. Пользователь набирает имена клиентов в каждом счёте с небольшими отличиями. В результате вы получаете счета для компаний «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Вы можете знать, что это одна и та же компания, но Excel этого не знает. Любой анализ данных в счетах, вроде сводной таблицы клиентов по месяцам, будет давать разные результаты, хотя должен быть один.
Проблема 5: навигация по Excel
В больших рабочих книгах трудно ориентироваться. Вкладки внизу страницы являются не самым удобным методом поиска, особенно когда этих вкладок много. Чем больше вкладок отображается на экране, тем сложнее найти нужную. Ниже описывается более быстрый способ навигации по листам.
- Внизу с левой стороны экрана нажмите правой кнопкой мыши на стрелке слева от названия листа. Появится диалоговое окно «Активировать лист».
- Отображаются первые 20 листов, для доступа к остальным нужно прокручивать список. Нельзя сортировать, группировать, искать нужные листы. Внешний вид списка показан ниже.
Проблема 6: безопасность Excel
Можно усилить защиту рабочих книг Excel, но здесь есть свои проблемы. Защита направлена главным образом на целостность структуры рабочей книги, нежели на сами данные. Можно попробовать заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в структуру и формулы. Однако, если они могут видеть данные, они обычно могут менять их, если только вы не придумаете какое-то изобретательное средство использования макросов для программирования.
Проблема 7: скорость Excel
Приложение Excel является не самым быстрым, а его язык программирования VBA медленнее по сравнению с профессиональными вроде C#. В этом виноваты предполагаемые сценарии применения и гибкость Excel. Это приложение для работы с электронными таблицами. Excel VBA можно превратить в сервис для управления списками данных, но это не лучший выбор для подобных задач. Для них подходят специализированные приложения.
Использование баз данных для структурированных данных
Если вы столкнулись с описанными в этой статье проблемами, не следует оставлять их без внимания. Есть профессиональные средства хранения структурированных данных — базы данных. Они не должны пугать вас и необязательно дорого стоят. В базах данных вы сможете логически упорядочить данные, связать их воедино и заставить их взаимодействовать друг с другом.
Примечание: если вы переходите от электронных таблиц к базам данных, не следует слепо копировать дизайн таблицы. Всегда можно попробовать сделать лучше.
Существуют базы данных общего назначения, в которых можно подобрать индивидуальные решения. Также имеются специальные базы данных для конкретных целей. Они дешевле, быстрее внедряются и лучше подходят для решения поставленных задач.
Например, у вас имеется список клиентов и подробностей взаимодействия с ними. Для работы с подобными списками предназначаются системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на громоздкое название, системы CRM являются удобными специализированными базами данных. Пакеты учётных записей вроде QuickBooks и Sage тоже являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовые предложения под ваши нужды, можно создать их самостоятельно или заказать.
Наиболее распространённым типом баз данных являются реляционные. Там данные хранятся в таблицах и состоят из рядов и строк. Каждый ряд содержит данные для отдельного объекта. В каждом столбце описывается отдельный атрибут этого объекта, вроде фамилии клиента и номера его паспорта.
От пользователя требуется ввести данные клиента при создании записи в базе данных и затем эти данные могут применяться в неограниченном числе счетов, которые вы будете выставлять клиентам.
Между таблицами существуют связи. Например, в счёте содержится идентификатор пользователя. Благодаря этим связям можно найти все счета определённого клиента или узнать номер телефона клиента из какого-либо счёта. Достаточно один раз ввести клиентские данные для создания записи этого клиента. Затем можно пользоваться этими записями неограниченное число раз без необходимости каждый раз набирать данные вручную. Для создания базы данных нужно определить таблицы и связи между ними, а затем указать расположение элементов на экране для использования списков и редактирования данных.
Есть десятки приложений баз данных. Некоторые просты в применении и делают всю работу за вас, позволяя настраивать таблицы, экраны ввода данных и отчёты. Другие более функциональные в определённых сферах, но для завершения работы им требуются дополнительные инструменты.
Например, программа может подходить для определения таблиц и связей, а также у неё существуют качественные инструменты анализа и создания отчётов. Однако, у приложения нет инструментов для задания экранов ввода данных. Примером такого приложения является Microsoft SQL Server. Как и в других крупных системах баз данных, SQL Server берёт на себя серверную часть и ожидает использования дополнительного инструмента вроде Visual Studio для разработки клиентской части.
Какое приложение базы данных подойдёт вам?
Вариант 1: Microsoft Access
Access является одним из первых представителей баз данных на ПК. Этой программой легко пользоваться и легко пользоваться ей неправильно. Можно разрабатывать таблицы, экраны, отчёты с нуля или на основе шаблонов. Некоторые шаблоны годятся только для американцев и не всегда они учат правильным практикам работы с базами данных, зато позволяют быстро начать работать. Экраны и функции программирования могут быть достаточно изощрёнными. Можно распространять готовое приложение среди других пользователей посредством интранета вместо обмена файлами.
Вариант 2: Microsoft SharePoint
SharePoint представляет собой как базу данных, так и механизм хранения документов. Можно применять эту программу для создания и связывания простых списков. Конструктор форм здесь достаточно сложный, но можно вносить в него изменения. Способность приложения захватывать список накопленных в Excel данных и помещать в кастомные списки может пригодиться. Программа делает кастомные списки доступными всем пользователям вашей сети и позволяет добавлять защиту для ограничения доступа к этим данным. Можно заставить SharePoint уведомлять вас по электронной почте, если кто-то добавил, отредактировал или удалил записи в базе. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, можно синхронизировать эти данные с Outlook.
Вариант 3: Zoho Creator
Zoho Office представляет собой приложение, в состав которого входят базы данных. Применяется функциональность «перетащи и отпусти» для интуитивного распространения форм. Процесс перетаскивания и отпускания применяется также при программировании взаимодействий и рабочих процессов. Данные и приложения будут доступны из любого места, а для обеспечения их конфиденциальности применяется простая защита. Zoho берёт ежемесячную абонентскую плату, при этом число хранящихся в месяц данных ограничено для каждого тарифного плана. Чтобы хранить больше данных, нужно заплатить дополнительно, как и за вспомогательные функциональные возможности, вроде интеграции с электронной почтой.
Как видим, Excel предлагает обширную функциональность, но в нём есть не всё. Иногда лучше подходит другое приложение, особенно если оно создано специально под выполнение ваших задач. В других случаях Excel справится, в том числе при работе с небольшими базами данных. Теперь вы знаете, как решить возникающие при работе с ним проблемы.
Об авторе
